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信息名称：关于转发有关企业档案工作标准的通知

索引号：014110091/2011-00054

主题分类：机关事务体裁分类：通知组配分类：其他市供销总社：本机关政策文件

文件编号：常供总[2011]19号

产生日期：2011-06-17

发布机构：市供销社

发布日期：2011-06-17

废止日期：

内容概述：关于转发有关企业档案工作标准的通知

关于转发有关企业档案工作标准的通知

常供总[2011]19号

市直各企业：

为认真执行国家、省、市有关档案工作规范要求，准确把握档案工作规范要求，现将常州市档案局颁发的《文书档案的整理方法与步骤》和《企业文件材料归档范围与保管期限参照表》转发给你们，希认真学习、遵照执行。

各企业要高度重视档案管理工作，确保档案工作有人管有人做。要注意档案管理人员的学习培训，不断提高档案管理人员的业务水平，不断提升企业档案管理的工作质量。

附件：1、文书档案的整理方法与步骤；

2、企业文件材料归档范围与保管期限参照表。

二○一一年六月十七日

附件1：

文书档案的整理方法与步骤

（一）件的确定

1、件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。

2、一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介绍信各作为一件）。成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。不能把一套会议材料装订成一件处理。

3、定稿：用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。

4、报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；—— 充分尊重和利用原来的基础。未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。

（二）文件的修整

1、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

2、需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。

（三）文件的装订

1、归档文件经修整后要按件装订。

2、装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。

较厚的文件采用三孔一线的装订方式。装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。

3、装订时注意件内文件的排列顺序：

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

(四)分类排列

1、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

2、最常用的分类方案有:①保管期限——年度;②保管期限——年度——机构（问题）;③类目（问题）——年度——保管期限

3、分类排列工作步骤如下：将同一全宗内需归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、30年、10年区分保管期限。同一期限的文件按事由结合时间排列。

    4、①按“保管期限—年度”分类的：
　永久  2008年（归档文件１～ｎ件）
　30年     　同　　　　上
　10年　　　　同　　　　上

②按“保管期限—年度—机构”分类的（采取部门立卷的单位）：
永久　2008年办公室，综合处，业务处，………………
（室编件号）1～ｎ，1～ｎ，1～ｎ， ………………

    （馆编件号）　　1………………ｎ
30年　　　2008年     同   上
10年　　　2008年     同   上

③按“类目—年度—保管期限”分类的：

党群类（0）2007年永久，30年，10年　

（件号）　1～ｎ，　1～ｎ，1～ｎ　　

2008年永久，30年，10年　

（件号）　1～ｎ，　1～ｎ，1～ｎ

行政类（1）同上

经营管理类（2）同上

生产技术类（3）同上

(五)编制归档号

1、归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一组标识符号。编制过程：在文件的正上方、居中、空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。

2、归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：

①	②	③	④
⑤	⑥	⑦	⑧

①全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就没有全宗号，可不填写。

②年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“2006”。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写“2005”。

③档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如分类方案为“保管期限－年度”的，2008年度的归档文件，永久1－n件，30年1－n件，10年1－n件）。

④此格空白，不填任何数字和文字。

⑤机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。采用二级分类的单位不填。

⑥保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。

⑦档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。

⑧总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。一个类一个流水号，如采用“保管期限－年度”分类方法，永久、30年、10年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。

（六）编目

1、编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输入，集中打印输出。

2、①件号：填写归档章上的室编件号。

②责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。

③ 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如苏政〔2006〕8号。

④题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。

⑤日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002.09. 09（国家标准中年月日之间不加点”.“，档案管理软件自动生成，因此只要统一用或不用就可以）。

⑥页数：填写每一件归档文件中有图文页面的总数（归档章上的总页数）。

⑦ 备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、二级目录。

3、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构（问题）。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型。

（七）装盒

1、将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）不得装在同一盒内。装盒按归档的件号顺序装入。二级分类时，可装满一盒后再装下一盒；三级分类时，视一个机构（问题）文件的多少确定。同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“卷”的概念。盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。

2、①封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。

②档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写。

③起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

④盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制。（如分类方案为“保管期限－年度”的，2008年度的归档文件，永久1－n盒，30年1－n盒，10年1－n盒）。

⑤备考表正常情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。
⑥填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名。

⑦填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章。

⑧填写该盒归档文件整理完毕的日期。

（八）入库排架

1、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。

2、企业中若采用“类目（问题）－年度－保管期限”的，就要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，再在每个类里同一年度的永久、3O年、10年排在一起上架入库。

附件2：

企业文件材料归档范围与保管期限参照表

一、党群管理

序号	基本范围	保管期限
1	党务工作
1.1	本企业党委（总支、支部）工作计划、总结
1.1.1	工作规划、总结	永久
1.1.2	年度工作计划、总结	30年
1.2	本企业党委（总支、支部）决定、决议、办法、通知、通报等	永久
1.3	本企业党委（总支、支部）会及召开的工作会议、民主生活会会议记录、纪要	永久
1.4	本企业党员（代表）大会文件材料
1.4.1	主报告、决定、决议、通报	永久
1.4.2	发言、简报等	10年
1.5	本企业党委（总支、支部）调查研究材料、专题总结报告等
1.5.1	重要的	永久
1.5.2	一般的	10年
1.6	党委（总支、支部）评先创优文件材料	30年
1.7	党委（总支、支部）综合性文件材料
1.7.1	重要的	30年
1.7.2	一般的	10年
1.8	本企业党务工作大事记	永久
1.9	上级机关关于党务工作的文件材料
1.9.1	针对本企业重大问题的指示、批示文件	永久
1.9.2	针对本企业一般性、普发性的文件	10年
1.10	对下属单位关于党务工作请示的批复	30年
2	组织工作
2.1	对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等	永久
2.2	党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册	永久
2.3	本企业党委（总支、支部）组织工作的规章制度	30年
2.4	本企业党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知	30年
2.5	党费收支与党组织关系介绍信及存根	30年
2.6	本企业党员学习教育与整党工作中形成的文件材料	30年
2.7	本企业老干部工作中形成的文件材料	30年
2.8	党组织情况方面的统计报表	永久
3	宣传工作
3.1	本企业宣传工作报告、会议记录、调研材料等	30年
3.2	本单位编辑的简报、出版物样本与定稿	永久
3.3	反映本企业活动的的报刊、广播稿	30年
3.4	本企业精神文明建设方面的文件材料
3.4.1	重要的	30年
3.4.2	一般的	10年
4	纪检与监察工作
4.1	纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复	永久
4.2	违纪案件调查处理材料
4.2.1	重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料	永久
4.2.2	一般案件的调查处理材料	30年
5	工会工作
5.1	本企业工会工作计划、总结、会议记录、统计报表	30年
5.2	本企业职工代表大会及有关会议文件
5.2.1	重要的	永久
5.2.2	一般的	10年
5.3	本企业工会制发的规章制度、决定、通知	30年
5.4	本企业民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料	30年
5.5	本企业女工工作、文体活动等方面的文件材料	10年
5.6	本企业工会会费与财务管理材料	30年
6	共青团工作
6.1	本企业共青团工作计划、总结	30年
6.2	本企业共青团组织情况方面的统计报表	永久
6.3	本企业团代会、团委（常委、扩大）会会议文件材料
6.3.1	重要的	永久
6.3.2	一般的	10年
6.4	本企业团员及团组织管理方面的决定、通知、批复	30年
6.5	本企业团费收据与团组织关系介绍信及存根	30年
7	民间团体工作
7.1	专业学会、协会
7.1.1	重要活动的文件材料	30年
7.1.2	一般活动的文件材料	10年
7.2	民间组织
7.2.1	重要活动的文件材料	30年
7.2.2	一般活动的文件材料	10年

二、行政管理

序号	基本范围	保管期限
1	行政事务
1.1	上级机关颁发的本企业应执行的有关文件	30年
1.2	上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料	永久
1.3	本企业行政工作计划、总结等	30年
1.4	本企业经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等	永久
1.5	本企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同	30年
1.6	工商行政管理方面的材料	30年
1.7	本企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料	永久
1.8	本企业文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料	30年
1.9	本企业编史修志方面的文件材料	永久
1.10	本企业其他行政事务方面形成的材料
1.10.1	重要的	30年
1.10.2	一般的	10年
2	安全保卫工作
2.1	上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件	10年
2.2	本企业安全保卫、民征兵工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等	30年
2.3	对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表	30年
2.4	武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件	30年
2.5	法律及公证事务中形成的文件材料	永久
3	审计工作
3.1	上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件	30年
3.2	经审计机关批准的审计任务书	永久
3.3	本企业审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等	30年
3.4	本企业专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料	永久
3.5	下级单位报送的审计工作文件	10年
4	劳动人事
4.1	上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关材料	30年
4.2	本企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等	30年
4.3	本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料	永久
4.4	本企业干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料	永久
4.5	本企业干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等	30年
4.6	本企业干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料	30年
4.7	本企业劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等	30年
4.8	劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等	永久
5	教育工作
5.1	上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件	30年
5.2	本企业教育工作的计划、总结	10年
5.3	本企业制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等	30年
5.4	本企业教育工作统计报表等	永久
5.5	本企业干部职工进修培训名单、合同等	30年
6	外事工作
6.1	上级机关关于外事工作的规定、通知等	30年
6.2	本企业外事工作的请示与批复	永久
6.3	本企业外事工作的来往函电、谈判记录、考察资料与报告等	永久

三、经营管理

序号	基本范围	保管期限
1	经营决策
1.1	本企业发展规划、方针目标及管理材料	30年
1.2	企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等	永久
1.3	本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料	永久
1.4	厂务公开文件材料	30年
1.5	厂长（经理）责任制、任期目标等	30年
1.6	股东大会文件材料
1.6.1	重要的	永久
1.6.2	一般的	10年
1.7	董事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等	永久
1.8	监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等	永久
1.9	股票、股市方面的材料	30年
1.10	红利分配材料	30年
2	生产经营计划
2.1	生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料	10年
2.2	计划任务书或作业计划	10年
2.3	生产技术、经济指标完成情况分析	30年
3	统计工作
3.1	统计工作制度、规定、办法、通知	30年
3.2	生产、技术、经济统计报表	永久
3.3	企业综合性统计报表及分析材料	30年
3.4	工业普查报表	永久
4	财务管理
4.1	财务管理制度、规定、办法、通知	30年
4.2	财务管理计划、总结	10年
4.3	固定资产的新增、报废、调拨材料	30年
4.4	生产财务和成本核算	永久
4.5	税务方面的材料	30年
4.6	资金管理、会计管理的材料	30年
4.7	价格管理规定、制度	30年
5	资产管理
5.1	本企业的房地产
5.1.1	房地产的权属证明材料	永久
5.1.2	房地产的租赁、使用方面材料	30年
5.2	对外投资项目
5.2.1	投资规划、决策等方面的材料	永久
5.2.2	投资企业的董事会、股东会材料	永久
5.2.3	投资企业的财务报告、红利分配材料	永久
5.2.4	股权证、转让协议等股权管理方面的材料	永久
5.3	本企业的产权变动
5.3.1	产权变动的请示、批复方面的材料	永久
5.3.2	清产核资、资产评估工作的文件材料	永久
5.3.3	产权变动的协议、合同等	永久
5.3.4	资产处置方案、归属方面的材料	永久
5.3.5	因产权变动所致职工身份变化的材料	永久
5.4	多种经营管理
5.4.1	经营机构的工作计划、汇报、总结、	30年
5.4.2	内部承包章程、合同、协议	30年
5.4.2	经济核算材料	永久
6	物资管理
6.1	物资分配计划、记录	10年
6.2	重要物资采购与保管合同、协议、来往函件、总结	永久
6.3	仓库管理规章制度、台账、统计报表	30年
7	产品销售
7.1	营销组织管理、网络建设材料	30年
7.2	产品销售计划、总结、会议记录与纪要	30年
7.3	销售合同、协议、函件	30年
7.4	订货会、市场分析和用户调查材料	30年
7.5	广告宣传材料	30年
7.6	售后服务材料	10年
7.7	统计报表	永久
7.8	商务合同正本及其补充件	30年
7.9	客户资信调查材料	30年
8	信用管理
8.1	企业标识、商标标识方面的材料	永久
8.2	企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等	永久
8.3	企业形象宣传文件材料	30年
8.4	专利、商标和其它知识产权方面的申报、证明及管理方面材料	永久
8.5	企业获得的资质、信誉方面的证书及其它奖励	永久

四、生产技术管理

序号	基本范围	保管期限
1	生产调度
1．1	生产调度工作计划、总结、报告	10年
1．2	生产作业计划的编制、执行及调度工作情况	10年
1．3	生产调度会议记录	30年
1．4	生产调度的职责、制度、规程	永久
1．5	生产活动综合分析	10年
2	质量管理
2．1	质量管理计划、措施、总结	10年
2．2	质量管理制度、办法、规定、条例	30年
2．3	产品质量检测、化验、试验材料	30年
2．4	质量异议处理、事故分析及处理材料，质量检查、评比材料	30年
3	能源管理
3．1	能源管理的规定、计划、总结、请示、批复	30年
3．2	能源消耗定额管理材料	10年
3．3	节能工作方案、措施、总结	10年
3．4	统计报表	30年
4	安全生产
4．1	安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要等	30年
4．2	事故报告、调查分析及处理材料	30年
4．3	安全教育、安全生产竞赛活动的材料	10年
4．4	统计报表	永久
5	科技管理
5．1	科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等	30年
5．2	技术革新和合理化建议文件材料	10年
5．3	现代化管理文件材料	30年
5．4	学术论文、考察报告、专题总结	30年
5．5	统计报表	30年
6	环境保护
6．1	环境保护规划、计划、总结	30年
6．2	环境保护制度、通知	30年
6．3	环保调查、监测、分析材料	30年
6．4	环境污染防治措施、总结、报告	30年
6．5	统计报表	30年
6．5.1	年度以上的统计报表	永久
6．5.2	半年、季度、月的统计报表	10年
7	计量工作
7．1	计量工作规划、计划、总结	10年
7．2	计量工作管理规定	30年
7．3	计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录	10年
7．4	计量管理工作方面的材料	10年
7．5	统计报表
7．5.1	年度以上的统计报表	永久
7．5.2	半年、季度、月的统计报表	10年
8	标准化工作
8．1	标准化管理的规划、制度、办法、规定	30年
8．2	标准化管理计划、总结	10年
8．3	生产技术规范	永久
8．4	本单位技术标准	永久
8．5	本单位工作标准	永久
8．6	本单位管理标准	永久
9	档案和信息工作
9．1	档案工作计划、总结	10年
9．2	档案工作的规划、规定等	30年
9．3	档案移交清单、销毁清册	永久
9．4	档案利用、开发成果材料	30年
9．5	信息工作计划、总结	10年
9．6	信息管理工作的通知、规定等	30年
9．7	有关科技信息	30年
9．8	图书、资料工作材料	10年
9．9	统计报表	永久