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各辖市、区农业农村局：
为切实做好农村集体产权制度改革的档案管理工作，确保改革档案资料的完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规规定和市委市政府《关于深化农村集体产权制度改革的实施意见》（常发〔2018〕7号）文件精神，现就做好农村集体产权制度改革档案管理工作通知如下：
一、重要意义
农村集体产权制度改革档案是指产权制度改革中直接形成的，应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式和载体的原始记录。它是农村产权制度改革工作的客观反映和重要历史见证，是维护农民群众合法权益的原始凭证。各地要本着对改革负责、对历史负责、对农民负责的态度，充分认识农村集体产权制度改革档案工作的重要意义，切实抓好改革档案工作，增强工作责任，规范管理，保障改革档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
二、基本原则
农村集体产权制度改革档案管理是一项具体、细致的工作，必须坚持以下原则：一是坚持统一管理的原则。严格按照有关法律法规和政策规定，根据农村集体产权制度改革的工作需要，明确档案管理要求，统一制度，统一领导。二是坚持分级负责的原则。按照档案工作的要求，认真抓好辖市（区）、镇（街道）、村（社区）的改革档案管理，做好改革档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作。三是坚持集中保管的原则。必须由档案形成机关、单位集中保管，科学管理，实现档案资源信息共享，满足实际工作需要。四是坚持同步进行的原则。档案管理是农村集体产权制度改革工作的重要内容。改革档案管理要与改革工作同步进行、协调开展，做到改革工作进展到哪里，改革档案工作就延伸到哪里。确保改革全过程档案资料的完整、准确与系统，使之及时、完整、准确地反映改革状况。五是坚持规范运作的原则。各地应以有利于档案安全保管和有效利用为原则，提出改革档案管理的具体要求，并严格按要求规范操作。
三、管理要求
各地要健全各项管理制度，规范和加强改革档案管理，确保档案工作质量。一要确保档案的形成质量。归档文件应为原件，因特殊原因留存复制件的，必须由经办人核准，并注明原件的存放处。凡需归档的文件材料要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备，使用的书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保护的要求。照片和图片要有文字说明。非纸质材料要配以相应的目录和说明，并确保载体的有效性，重要的电子文件要使用不可擦写光盘，并制成纸质档案保存。二要做好档案的收集整理。重视农村集体产权制度改革中形成的档案材料的收集鉴定工作，以村级（社区）为重点，将改革实施方案、清产核资报表、成员清册、股权量化和具体设置方案、社员（代表）大会的决议、股份经济合作社章程、相关调查资料和报告、群众来信来访接待记录和处理意见、有关意见、请示、报告、批复等材料收集齐全，归档管理。各级应指定专人负责改革档案的整理工作，并按照永久、定期两种，明确保管期限。三要做好档案的保管和移交。明确改革档案保管的责任单位，根据工作需要配备档案库房或档案专柜及相应的设施设备，采取各种防范措施，切实做好防火、防盗、防潮、防光、防污染、防鼠、防虫等工作，确保档案安全。村级改革档案应指定专人进行保管，对不具备档案安全保管条件的可由镇（街道）代为保管。辖市（区）级改革档案要按照国家有关法律、法规规定，在保管一定期限后按时向同级档案馆移交，不具备档案安全保管条件的单位可提前移交。四要做好档案的利用服务。辖市（区）级改革档案除确需保密的之外，应当按照有关规定，为社会提供利用服务。在提供档案利用服务时，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。档案移交单位利用有关档案资料时，各地应积极协调档案馆做好服务工作，为查阅档案提供便利条件。
四、组织领导
各地要高度重视农村集体产权制度改革的档案管理工作，加强协调，落实人员，明确责任，密切配合，建立齐抓共管、分级负责、层层落实的改革档案管理机制。改革结束后，各地农业农村部门要会同档案行政管理部门对改革档案及时进行检查验收，验收结果作为改革工作考核的重要内容。严肃档案工作纪律，发现拒不归档、擅自销毁、涂改、隐匿档案的单位和个人，依据相关法律法规进行处理。情节严重的，追究法律责任。
附件：常州市农村集体产权制度改革文件材料归档范围及保管期限表
常州市农业农村局
2019年3月5日
（此件公开发布）
附件
常州市农村集体产权制度改革文件材料归档范围及保管期限表
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序号
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归档范围
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保管期限
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村级
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镇级
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辖市
（区）级
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1
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社员代表会议表决通过股改、成立小组、基准日设定的决议
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永久
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2
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股改请示
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永久
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3
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镇（街道）同意股改批复
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永久
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4
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告村民（社员）的公开信
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10年
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5
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股改工作安排
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30年
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6
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开展股改公告
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30年
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7
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相关座谈会等会议记录
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30年
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8
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清产核资情况及审计资料
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永久
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9
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人口调查摸底入户调查表
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永久
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10
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人口调查情况汇总表、群众签字
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永久
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11
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股改实施方案
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永久
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12
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核准实施方案请示及同意实施批复
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永久
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13
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股改实施方案公告
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30年
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14
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股权享受对象申报公告
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30年
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15
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质询会中各类群众的利益诉求及处理情况等相关资料
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30年
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16
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社员或股东清册公示
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30年
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17
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社员或股东清册
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永久
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18
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经济合作社或股份经济合作社章程，附股东（代表）签名
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永久
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19
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核准章程的请示及同意的批复
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永久
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20
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本届社员代表或股东代表名单
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30年
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21
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经济合作社或股份经济合作社选举办法
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永久
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22
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本届董事会、监事会成员推荐请示及镇（街道）批复
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30年
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23
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若本届董事会、监事会为新选举，需存档选举日工作程序，代表到会人数，候选人得票数及选票
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30年
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24
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董事长、监事长及其成员的名单和职责分工
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30年
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25
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社员证或股权证领取登记确认表
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永久
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26
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经济合作社或股份经济合作社筹建工作报告
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10年
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27
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本届社员代表或股东代表大会议程等大会其他材料
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10年
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28
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股改工作中形成的其他重要资料
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永久
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