局各处室，各直属单位：

现将《常州市应急管理局档案整理归档制度》印发给你们，请遵照执行。

常州市应急管理局

2019年11月7日

常州市应急管理局档案整理归档制度

为进一步规范局的档案管理工作，维护档案的完整与安全，充分发挥档案依据、凭证和参考的作用，更好地为局各项工作服务，结合我局档案工作实际，特制定本制度。

一、局机关档案管理应严格按照《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案条例》等有关规定执行。

二、局机关档案工作是机关管理工作的组成部分。应做到每项重要的党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

三、机关工作人员在其从事的各项职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，应按规定移交归档，由局机关集中管理，不得据为己有。

四、文件材料归档要求

归档文件材料应完整、准确、系统，手续完备，对破损的文件材料应托裱，书写材料不符合要求或字迹模糊的应复制，并与原件一并装订。

（一）文书档案（以“件”为保管单位）

归档文件整理是以“件”为单位，进行整理。一般每份文件为一件。应当将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件多种文字形成的同一文件，应作为一件进行装订。

局党组会议、办公会议记录、纪要、讨论通过的文件材料都需要归档。各处室重要的会议、检查、考核中所形成的材料都需要归档，归档时须有会议通知、汇报材料、参加人员（省市领导）等资料。人事管理工作中所形成的任免文件、工资审批表、各类年报、会议记录等资料原件按照时间节点顺序排好前后一并归档。

（二）业务档案（以“卷”为保管单位整理）

1、许可证档案按照《省安监局、省档案局关于印发江苏省安全监管监察部门许可证档案管理办法实施细则的通知》（苏安监[2017]89号）要求，以“卷”为保管单位整理。

2、档号格式由“全宗号-许可证类别-年度-案卷号”组成，如“B88-FMKS-2019-10”。

3、案卷脊背贴四格标签，标签上的全宗号、许可证类别、年代号和案卷号用黑色水笔填写，年代号四位要写全，标签内容填写准确完整。标签不要剪裁，贴在案卷背脊下部居中位置，标签底边离案卷底边4㎝。标签必须贴整齐，所有案卷的标签必须在一条直线上。永久贴红色标签，30年贴黄色标签、10年贴蓝色标签。

4、将装订好的案卷放入科技档案盒中，在盒脊上“档号”栏贴相应标签，填写全宗号、许可证类别、年代号和盒内案卷的起止卷号，“卷题名”栏不需要填写。

5、案卷级目录和卷内文件目录输入“永乐”软件“KD”模块。正卷和副卷的档号保持一致。副卷组成数卷在编号时，可以档号外直接另加副卷顺序号①、②等（如：B88-FMKS-2019-10 ①）。

（三）事故、处罚案卷

事故及处罚案卷一案一件，按法规处要求整理好案卷，并用铅笔在右下角编写页码（空页不须编写页码），每件案卷都有案卷目录，事故调查组形成的事故调查报告及政府的批复、支撑事故调查报告的证据材料应当单独存放，形成独立档案，以区别应急管理局在依据政府的批复按照法定权限和程序进行行政处罚过程中形成的档案。两件档案编号时应当连续，事故调查组的档案件号在前，应急管理局的档案件号在后。

（四）会计档案

应当由财务部门按照会计归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆卷重新整理的，档案机构应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。会计凭证案卷和账簿案卷，应装入档案部门统一规定的专用会计档案盒保管，并按规定填写标签。

（五）实物、光盘及照片档案

各处室在本年度受到省、市各部门的奖牌、奖杯、荣誉证书等都属于实物档案，及时移交档案室保存。各处室因工作需要用于学习宣传所刻制的光盘，标注好时间、地点、内容等文字说明移交档案室。各类检查、巡查、督查时所拍摄的照片（电子），标注好时间、地点、人物等文字说明移交档案室。照片档案电子版请各处室每半年移交一次，每张照片标注好说明。

五、局档案室集中统一管理机关各类档案，维护档案的完整与安全。

六、档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向档案部门报送档案统计结果。

七、档案室应对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架，并定期对所存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向局领导报告，及时处理。

八、档案工作人员应加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。机关档案主要供本单位利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经领导同意后，方可查阅。对重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，特殊需要应经主管领导批准。

档案室应配合局中心工作，为机关各项工作提供便利的档案借阅等服务，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。

九、对保管期限已满的档案，局档案鉴定小组，进行鉴定。对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导同意后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。

十、按照有关规定，定期向市档案馆移交档案。

十一、各处室形成的上年度档案资料于次年3月底前移交档案室，移交的档案资料装入档案盒中并报送归档资料清单。

十二、本制度自发布之日起施行。

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